Slik velger du KI-verktøy for journalnotater: sjekkliste

Det finnes ikke ett beste KI-verktøy for journalnotater. Det beste for deg er et verktøy som er laget for helsehjelp, som passer journalsystemet og faggruppen din, og der du kan dokumentere hvordan pasientopplysningene behandles. Denne guiden gir deg en sjekkliste, spørsmålene du bør stille leverandøren og eksempler på hvilken type verktøy som passer i ulike situasjoner.

Helsefront rangerer ikke verktøyene. Fakta om hvert enkelt står i oversikten over KI-journalverktøy i Norge og på verktøysidene.

Hva sier Helsedirektoratet om valg av KI-verktøy?

Helsedirektoratets faktaark om trygg bruk av tale-til-utkast sier at KI kan brukes som støtte når journalen skal føres, men at bruken må være forsvarlig, at verktøyet må være egnet og trygt, og at helsepersonellet må ha kontroll på det som havner i journalen. Tre punkter er særlig viktige når du velger:

• Bruk et verktøy laget for dokumentasjon av helsehjelp. Åpne, generelle KI-verktøy som ChatGPT skal ikke brukes til pasientopplysninger (faktaarket, punkt 3).
• CE-merking. Er verktøyet medisinsk utstyr, må det ha nødvendig CE-merking før det tas i bruk.
• Virksomheten har ansvaret for valget. Det innebærer å ha en plan for bruken, sørge for opplæring og følge opp avvik og erfaringer (faktaarket, punkt 4).

Reglene er forklart nærmere i Er det lov å bruke KI til journalføring?.

Sjekkliste: ni ting du bør sjekke før du velger

1. CE-merking og klasse

Spør om verktøyet er CE-merket som medisinsk utstyr, og i hvilken klasse. Direktoratet for medisinske produkter (DMP) skriver at risikoklassen avgjør hvilken samsvarsvurdering som gjelder, blant annet om et meldt organ må involveres, og at hver modul i en programvare må vurderes for seg (DMP om programvare som medisinsk utstyr). I klasse I erklærer produsenten selv samsvar. Fra klasse IIa må et meldt organ vurdere produktet (MDR artikkel 52).

Be om samsvarserklæringen og bruksanvisningen, og sjekk at funksjonene du faktisk skal bruke er omfattet. Noen leverandører oppgir ikke klassen på nettsiden, og da kan du spørre. Les mer i CE-merket klasse I eller IIa.

2. Databehandleravtale

Når leverandøren behandler pasientopplysninger på dine vegne, er leverandøren databehandler, og du eller virksomheten din er behandlingsansvarlig. Avtalen må være på plass før første opptak med en ekte pasient, også i en prøveperiode. Be om listen over underleverandører og hvor de behandler data, og vurder om dere trenger en vurdering av personvernkonsekvenser, en DPIA (Datatilsynet om DPIA). Se databehandleravtale, risikovurdering og DPIA.

3. Hvor data behandles, og når de slettes

Spør hvor lyd, transkripsjon og notat behandles og lagres, når hver av dem slettes, og om noe brukes til å trene KI-modeller. Helsedirektoratets veiledningstjeneste skriver at lydfil og råtekst må slettes når journalnotatet er kvalitetssikret og ferdigstilt, og at ingen data kan eller skal brukes til re-trening av modellen med dette behandlingsgrunnlaget (spørsmål og svar fra veiledningstjenesten). Fristene for sletting varierer mellom leverandørene, så sammenlikn dem i tabellene på verktøysidene.

4. Hvordan notatet kommer inn i journalsystemet

Det finnes tre vanlige veier:

• Kopier og lim inn. Virker med alle journalsystemer, men gir et ekstra steg.
• Nettleserutvidelse som fyller notatet inn i feltene i et nettbasert journalsystem.
• Direkte integrasjon, der verktøyet startes fra journalen og notatet lagres i pasientjournalen. WebMed har for eksempel et rammeverk basert på SMART on FHIR og oppgir at Medbric og Noteless har integrasjon mot det (WebMed om KI-integrasjoner).

Spør konkret om ditt journalsystem: hvilke felt som fylles, og om det krever et bestemt abonnement.

5. Maler for faggruppen din

Et notat fra en fysioterapitime ser annerledes ut enn et notat fra en psykologsamtale eller en fastlegekonsultasjon. Be om å se malene for de konsultasjonstypene du har mest av, for eksempel førstegangstime, kontroll og telefon, og spør om du kan lage egne. Faggruppeguider: fysioterapeuter og manuellterapeuter, psykologer og kommunehelsetjenesten.

6. Pris, mva og binding

• Inkl. eller eks. mva? Noen leverandører oppgir pris inkl. mva, andre eks. mva. Helsetjenester er unntatt fra merverdiavgiftsloven (Skatteetaten om § 3-2), så mange behandlere får ikke trukket fra mva. Da er det prisen inkl. 25 prosent mva (Skatteetaten: satser) du faktisk betaler.
• Binding. Laveste pris forutsetter ofte årlig fakturering eller tolv måneders binding.
• Prismodell. Fast pris per måned, betaling per konsultasjon, tak på antall konsultasjoner eller et gratisnivå med dagskvote.
• Tillegg. Flere brukere, telefonminutter, faktura og integrasjon kan koste ekstra.

7. Prøveperiode

Sjekk hvor lang prøveperioden er, om du må registrere betalingskort, og om den går automatisk over i et betalt abonnement. Bruk perioden på dine egne konsultasjonstyper, ikke bare en demo.

8. Opplæring og støtte

Spør hvordan du kommer i gang: videoer, hjelpesenter, oppstartsmøte og hvordan du når support. Spør også hvordan du melder fra om feil i et utkast, siden det er en del av oppfølgingen av medisinsk utstyr. Skrift.md har for eksempel opplæringsvideoer på nettsiden, og Journalia oppgir gratis oppstartsøkter og videoopplæring.

9. Telefon, video og tolk, hvis du trenger det

Har du mange telefon- eller videokonsultasjoner, sjekk om verktøyet kan ta opp akkurat den kanalen: noen har egen video og telefon, andre transkriberer et videomøte ved at du deler systemlyden eller bruker en nettleserutvidelse. Snakker mange pasienter et annet språk, sjekk hvilke språk transkripsjonen støtter. En KI-tolk er et hjelpemiddel og erstatter ikke kvalifisert tolk.

Hvilke spørsmål bør du stille leverandøren?

• Hvilken CE-klasse har verktøyet, og kan jeg få samsvarserklæringen og bruksanvisningen?
• Er alle funksjonene jeg skal bruke omfattet av CE-merkingen?
• Hvor behandles og lagres lyd, transkripsjon og notat, og hvem er underleverandørene?
• Når slettes lyd, transkripsjon og notat, og kan jeg slette selv?
• Brukes data til å trene eller forbedre modeller?
• Hvordan kommer notatet inn i akkurat mitt journalsystem, og krever det et dyrere abonnement?
• Hvilke maler finnes for min faggruppe, og kan jeg lage egne?
• Er prisen inkl. eller eks. mva, hva er bindingstiden, og hva koster tillegg?
• Går prøveperioden automatisk over i et betalt abonnement?
• Hvordan melder jeg fra om feil i et utkast, og hvor raskt svarer support?
• Har dere ferdig pasientinformasjon til venterommet og hjelp med risikovurdering og DPIA?

Hvilken type KI-verktøy passer hvilken situasjon?

Frittstående verktøy

Frittstående verktøy kjører i nettleseren eller som app ved siden av journalsystemet. Du kan velge leverandør uavhengig av journalsystemet og beholde verktøyet om du bytter system. Prisene og prøveperiodene for verktøyene i denne gruppen:

Innebygd i journalsystemet

Flere journalsystemleverandører har egne KI-assistenter, blant annet WebMed KI, EG Infodoc AI og EG Pasientsky AI. Du får én leverandør og ett avtaleforhold, og notatet havner i journalen uten et ekstra steg. Bytter du journalsystem, bytter du også verktøy. Still de samme spørsmålene om CE-merking, data og sletting.

Sykehusavtale

Jobber du i et helseforetak, bruker du løsningen og rutinene foretaket har valgt. Helse Sør-Øst har rammeavtale for tale til utkast med Medbric, Omilon, Vidd og DIPS, med kontrakter signert i mai 2026 (Sykehuspartner). Omilon leverer Tandem Health i Norge. Helse Vest prøver ut løsninger fra DIPS, Omilon/Tandem, Medbric og MediVox (Helse Vest IKT). Status står i tale-til-utkast i sykehusene.

Eksempler

• Fastlege som bruker WebMed og vil ha notatet rett i journalen: Sammenlikn WebMed KI med frittstående verktøy som har integrasjon i WebMed, og med verktøy som fyller inn notatet med en nettleserutvidelse.
• Fysioterapeut med mange korte behandlinger: Se etter maler for fysioterapi og en prismodell som passer volumet. Noen leverandører har betaling per konsultasjon eller et eget nivå for fysikalske behandlere med tak på antall konsultasjoner.
• Psykolog med lange samtaler: Sjekk hvor lange opptak verktøyet tar, om malene passer samtalebehandling, og hvor raskt transkripsjonen slettes.
• Legekontor med flere behandlere: Spør om volumpris, felles faktura, brukeradministrasjon og hva som skjer ved ferie og deltid.
• Mange telefon-, video- eller tolkesamtaler: Velg et verktøy som tar opp kanalen du bruker. Skrift.md har for eksempel videokonsultasjon i nettleseren, telefonoppringning og sanntidstolk som hjelpemiddel. Andre verktøy transkriberer videomøter via delt systemlyd eller en nettleserutvidelse.
• LIS1 i kommunen: Spør om gratis lisens. Journalia oppgir gratis LIS1-lisenser i klinikkavtalen, og Skrift.md er gratis for LIS1 i kommunehelsetjenesten ut turnusperioden.

Slik får du mest ut av prøveperioden

1. Ha databehandleravtalen og informasjon til pasientene klar før første opptak.
2. Test på dine vanlige konsultasjoner, ikke bare på et demoopptak.
3. Les gjennom hele utkastet hver gang, og noter feil og utelatelser (rutine for gjennomlesing).
4. Test hele veien inn i journalen, også for henvisninger og brev.
5. Still support et konkret spørsmål og se hvordan du får svar.
6. Prøv gjerne to verktøy etter hverandre på samme type konsultasjoner.

Sjekklisten for selve innføringen på kontoret står i implementere KI på klinikken.

Sammenlikninger av enkeltverktøy

Vil du se to verktøy side om side, med pris, funksjoner, journalsystem, data og sletting:

• Skrift.md vs Noteless
• Skrift.md vs Journalia
• Skrift.md vs MediVox
• Skrift.md vs Medbric