Informere pasienten om KI og lydopptak: plakattekst og mal

Du trenger ikke samtykke fra pasienten for å bruke et KI-verktøy som tar opp samtalen og lager utkast til journalnotat. Helsedirektoratet anbefaler likevel at pasienten får vite at samtalen tas opp og at KI brukes, og at du tar hensyn til pasienter som ikke ønsker det. Under finner du en plakattekst du kan tilpasse, muntlige formuleringer og råd for barn, tolk og pårørende.

Må pasienten samtykke til lydopptak?

Nei, ikke når opptaket brukes til journalføringen. Helsedirektoratets faktaark om tale-til-utkast sier at det ikke er nødvendig å be pasienten om samtykke (kapittel 5). Veiledningstjenesten for KI begrunner det slik: Pasientens samtykke til helsehjelp etter pasient- og brukerrettighetsloven § 4-1 omfatter også bruk av KI-verktøy, på samme måte som journalsystemet og annen teknologi. Det rettslige grunnlaget for å behandle opplysningene er dokumentasjonsplikten i helsepersonelloven.

Dette gjelder opptak som bare brukes til å lage journalnotatet og slettes etterpå. Skal opptaket lagres eller brukes til noe annet, for eksempel opplæring, kvalitetsarbeid eller forskning, trengs et eget behandlingsgrunnlag, skriver veiledningstjenesten. Bakgrunnen for reglene står i Er det lov å bruke KI til journalføring?

Hvorfor bør pasienten informeres?

Pasienten har rett til informasjon om helsehjelpen etter pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2. Helsedirektoratet mener at det er tillitsvekkende å informere når ny teknologi tas i bruk, særlig i en innføringsfase, og at det også ivaretar personvernprinsippet om åpenhet.

Veiledningstjenesten peker på to ting som skiller KI og lydopptak fra vanlig journalføring:

• Det behandles flere opplysninger. Tradisjonelt skriver du bare ned det du vurderer som relevant og nødvendig. Med tale-til-utkast tas hele samtalen opp.
• Opptak kan påvirke det pasienten forteller. Konsultasjonen kan oppleves som sensitiv, og noen kan vegre seg mot å dele det som er nødvendig for helsehjelpen.

Veiledningstjenesten foreslår generell informasjon, for eksempel et oppslag på venterommet, og en konkret vurdering av om den enkelte pasienten også trenger informasjon direkte. Det er særlig aktuelt så lenge verktøyene er nye og uvante.

Hva bør informasjonen inneholde?

Faktaarket (kapittel 6) lister opp fem ting det kan være nyttig å fortelle:

1. At KI er et hjelpemiddel og ikke erstatter helsepersonellets egne vurderinger.
2. Hva verktøyet gjør, for eksempel at det tar et lydopptak som slettes, og lager et utkast som helsepersonellet leser gjennom og ferdigstiller.
3. At taushetsplikt og personvern ivaretas. Lagrer eller deler verktøyet mer data enn vanlig journalføring, bør det forklares enkelt.
4. At pasienten kan be om at KI-verktøyet ikke brukes til å dokumentere samtalen.
5. Hvordan pasienten får svar hvis hen vil vite mer.

Informasjonen bør tilpasses pasientens forutsetninger. Noen trenger bare en setning, andre vil vite mer. Helsedirektoratet anbefaler å ha en plan for hvordan pasientene informeres, tilpasset egen pasientgruppe, og å justere den etter hvordan den fungerer i praksis.

Forslag til plakattekst for venterommet

Teksten under følger punktene i faktaarket. Tilpass det som står i klammer til verktøyet dere bruker, og kontroller at det stemmer med leverandørens databehandleravtale før dere henger den opp.

Vi bruker KI som hjelp når vi skriver journal

Behandleren din kan bruke et verktøy med kunstig intelligens (KI) i timen. Verktøyet tar opp lyden fra samtalen, gjør den om til tekst og lager et forslag til journalnotat.

Behandleren bestemmer hva som står i journalen. Forslaget blir lest gjennom og rettet før noe lagres. KI er et hjelpemiddel og erstatter ikke behandlerens vurderinger.

Opptaket slettes. Lyden og teksten slettes når journalnotatet er ferdig [tilpass: når leverandøren sletter].

Taushetsplikten gjelder som før. Opplysningene behandles sikkert [tilpass: for eksempel i EU/EØS] og brukes ikke til å trene KI.

Du kan si nei. Vil du ikke at samtalen tas opp, sier du fra til behandleren, gjerne før timen starter. Da skriver behandleren journalen på vanlig måte.

Lurer du på noe? Spør behandleren, eller kontakt oss på [telefon, e-post eller nettside].

Noen råd om plakaten:

• Heng den der pasientene ser den før timen: på venterommet, i resepsjonen og gjerne på døren til kontoret.
• Legg samme tekst på nettsiden og i timebekreftelsen, så pasienten kan si fra på forhånd.
• Ha den på flere språk hvis mange av pasientene ikke leser norsk.
• Har dere en personvernerklæring, er det naturlig å omtale verktøyet der også.

Muntlig mal: slik kan du si det

En plakat er ikke alltid nok, særlig første gang pasienten møter verktøyet. Tre varianter du kan tilpasse:

Kort, når timen starter: «Jeg bruker et KI-verktøy som tar opp samtalen og lager et utkast til journalnotatet. Jeg leser gjennom og retter alt før det lagres, og opptaket slettes etterpå. Si fra hvis du heller vil at jeg skriver på vanlig måte.»

Litt lengre, første gang eller når pasienten virker usikker: «Før vi begynner: Jeg bruker et verktøy med kunstig intelligens som hjelp til journalen. Det tar opp lyden mens vi snakker og lager et forslag til notat. Det er jeg som bestemmer hva som står i journalen din, så jeg leser alt og retter det som er feil. Opptaket slettes når notatet er ferdig, og taushetsplikten gjelder som vanlig. Vil du ikke at vi bruker det i dag, er det i orden. Da skriver jeg selv.»

På telefon eller video: «Jeg bruker et KI-verktøy som tar opp samtalen og lager et utkast til journalnotatet. Opptaket slettes etterpå. Vil du heller at jeg skriver på vanlig måte, er det bare å si fra.»

Formuleringene informerer og åpner for å si nei, uten å be om samtykke. Det er i tråd med faktaarket. Si det før du starter opptaket, og si det igjen hvis en ny person kommer inn i rommet, for eksempel en tolk, en pårørende eller en student.

Når pasienten sier nei

Faktaarket sier at du bør ta hensyn til det og føre journal på vanlig måte, uten hjelp fra KI. Veiledningstjenesten legger til at konsekvensene må vurderes og eventuelt ivaretas dersom det er forsvarlig ut fra en medisinskfaglig vurdering og ressursbruken ellers.

I praksis:

• Ikke start opptaket. Har det startet, stopp det og slett det som er tatt opp, hvis verktøyet lar deg gjøre det.
• Skriv notatet selv denne gangen.
• Tenk gjennom hvordan dere følger det opp ved senere timer, slik faktaarket ber om. Det kan være lurt å ha en fast måte å merke ønsket på, slik at kolleger og vikarer ser det neste gang.
• Et nei kan gjelde én time eller alle timer. Spør hvis det er uklart.

Barn og unge

Faktaarket sier at noen pasientgrupper kan være mer sårbare eller lettere påvirket av at samtalen tas opp, og at det kan finnes særlig sensitive samtaler der man ikke ønsker å bruke tale-til-utkast (kapittel 8). Datatilsynet nevner barn som eksempel på sårbare registrerte når personvernrisikoen skal vurderes.

• Forklar det for barnet med ord det forstår, i tillegg til foreldrene som er med.
• Hvem som skal informeres når pasienten er under 18 år, følger av pasient- og brukerrettighetsloven § 3-4. For ungdom mellom 12 og 16 år kan informasjon i noen tilfeller holdes tilbake fra foreldrene.
• Tenk særlig gjennom samtaler med ungdom om sensitive temaer, for eksempel i skolehelsetjenesten, og om et opptak kan gjøre det vanskeligere for den unge å snakke åpent.

Tolk og pasienter som ikke snakker norsk

• Gi informasjonen gjennom tolken, og vurder å ha plakaten på språkene pasientene deres bruker.
• Faktaarket advarer om at verktøyene kan fungere dårligere når flere snakker samtidig, og ber deg sjekke at KI ikke har blandet behandler, pasient og pårørende. Med tolk er det minst tre stemmer i rommet, så les utkastet ekstra nøye.
• Kontroller at det er pasientens opplysninger, slik de ble tolket, som står i notatet.

Pårørende og andre i rommet

Opptaket fanger opp alle som snakker. Opplysninger om pårørende og andre tredjepersoner kan derfor havne i utkastet.

• Informer pårørende, ledsagere, studenter og andre som er til stede, på samme måte som pasienten.
• Faktaarket ber deg sjekke at all tekst er relevant, nødvendig og riktig (kapittel 7). Journalen skal bare inneholde relevante og nødvendige opplysninger, jf. helsepersonelloven § 40.
• Vil en pårørende ikke bli tatt opp, kan du stoppe opptaket for den delen av samtalen.

Kan pasienten få høre eller se opptaket?

Så lenge lydopptaket eller råfilen finnes, regnes det som en del av journalen, skriver Helsedirektoratet i kommentaren til helsepersonelloven § 40. Pasienten har rett til innsyn i journalen sin etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1. Når notatet er ferdigstilt og opptaket slettet, er det journalnotatet som gjelder. Spør leverandøren hvordan verktøyet håndterer et innsynskrav mens opptaket finnes.

Ferdige plakater fra leverandøren

Spør leverandøren om de har ferdig pasientinformasjon. Skrift.md har for eksempel en egen side med pasientinformasjon og plakat til venterommet i A4 og A3, med tekst til nettside og timebekreftelse. Bruker dere en ferdig plakat, sjekk at den stemmer med hvordan dere faktisk bruker verktøyet, for eksempel når opptakene slettes.

Gjør det til en fast rutine

Faktaarket ber virksomheten jevnlig vurdere om pasientene fortsatt informeres, og om informasjonen bidrar til trygghet og tillit (kapittel 9). En enkel rutine:

1. Plakat på venterommet og tekst på nettsiden.
2. Kort muntlig informasjon før opptaket starter, særlig første gang.
3. Fast praksis for pasienter som sier nei, og en måte å merke det på.
4. Egen vurdering for barn, tolkesamtaler og særlig sensitive samtaler.
5. Ny gjennomgang når dere bytter verktøy, eller leverandøren endrer hvordan data behandles.

Les også om innføring av KI på klinikken og om personvern og GDPR.